PEC amministratori: tra incertezza normativa e verbali “creativi” delle Camere di Commercio

L’adempimento relativo alla comunicazione della PEC personale degli amministratori al Registro delle Imprese continua a generare effetti paradossali, nonostante il quadro normativo sia stato oggetto di interventi specifici e chiarimenti istituzionali. Il recente invio di verbali di accertamento, corredati da spese di procedimento e notifica dal sapore quantomeno discutibile, mostra uno scollamento evidente tra il buon senso amministrativo e la prassi sanzionatoria adottata da alcune Camere di Commercio.

Un obbligo nato male e “aggiustato” in corsa - L’obbligo di comunicare il domicilio digitale (PEC) degli amministratori ha trovato la sua cornice definitiva solo con il D.L. n. 159 del 31 ottobre 2025, che è intervenuto sull’articolo 5 , comma 1, del D.L. 179/2012, già modificato dalla legge di Bilancio 2025. Il legislatore, dopo aver inizialmente ampliato in modo eccessivo la platea dei soggetti obbligati, è stato costretto a restringere il campo e a chiarire chi fosse davvero tenuto all’adempimento (amministratore unico, amministratore delegato o, in mancanza, presidente del CdA).

Per le società già iscritte, il termine del 31 dicembre 2025 è stato qualificato come perentorio per la trasmissione della PEC degli amministratori, con rinvio al regime sanzionatorio dell’articolo 16 , comma 6-bis, D.L. 185/2008 e, quindi, alla sanzione ex articolo 2630 c.c. nella misura raddoppiata (forbice da 206 a 2.064 euro). Il problema è che tale definizione “a posteriori” è arrivata a ridosso della scadenza, con la conversione del decreto solo il 29 dicembre 2025, lasciando operatori e imprese in una situazione di incertezza fino all’ultimo momento utile.

La nota Unioncamere e l’invito alla prudenza sanzionatoria - In questo scenario, Unioncamere è intervenuta con proprie comunicazioni per invitare le Camere di Commercio a una gestione ragionevole dell’adempimento, soprattutto in considerazione dell’instabilità normativa e dei tempi strettissimi di adeguamento. Nelle note diffuse al sistema camerale è stato espressamente suggerito di non irrogare sanzioni nei confronti dei soggetti che avessero provveduto alla comunicazione della PEC in modo spontaneo, anche se oltre il termine, quantomeno fino al 31 marzo 2026.

L’obiettivo era chiaro: trasformare il termine del 31 dicembre 2025 in una sorta di “deadline” operativa, ma con margine di tolleranza per consentire a imprese e professionisti di smaltire la mole di adempimenti accumulati nei mesi finali dell’anno, senza far ricadere sull’utenza la confusione generata dal susseguirsi di modifiche e chiarimenti. Una posizione di buon senso, che riconosceva la straordinarietà della situazione e cercava di evitare il caos sanzionatorio a cavallo tra 2025 e 2026. 

I verbali che stanno notificando… nonostante tutto - Nonostante questo quadro e nonostante gli inviti alla prudenza, in molte realtà stanno arrivando verbali di accertamento per tardiva comunicazione della PEC degli amministratori, trasmessi direttamente via posta elettronica certificata ai soggetti interessati. Si tratta di contestazioni che prendono le mosse dall’articolo 2630 c.c., richiamato come sanzione raddoppiata dall’apparato normativo di riferimento, con importi ridotti in misura minima in caso di pagamento entro il termine previsto. 

In un caso di un collega, nel verbale l’ufficio richiama la violazione del termine del 31 dicembre 2025, contestando la tardiva comunicazione presentata il 30 gennaio 2026, quindi in epoca in cui la conversione del D.L. 159 era stata da poco pubblicata e mentre ancora si attendevano istruzioni operative coerenti con le note di Unioncamere. Si aggiunge così un ulteriore elemento di frizione: da un lato la raccomandazione a non sanzionare chi si mette in regola spontaneamente entro il 31 marzo 2026, dall’altro la concreta irrogazione di sanzioni per comunicazioni effettuate proprio in quel periodo di “tolleranza” suggerito a livello centrale. 

Le spese di procedimento e notifica: il paradosso dei 49 euro via PEC - Ancora più discutibile appare la voce relativa alle spese di procedimento e notifica. Nel verbale esaminato, oltre alla sanzione pecuniaria in misura ridotta, viene addebitato un importo di 49 euro “a titolo di spese di procedimento e notifica”, nonostante il provvedimento sia stato recapitato via PEC. Siamo di fronte a un evidente cortocircuito: da anni si insiste, anche a livello normativo, sull’utilizzo del domicilio digitale per ridurre costi e tempi delle notifiche, ma, all’atto pratico, si continuano a imputare al destinatario importi elevati per una notifica telematica, il cui costo effettivo per l’amministrazione è infinitamente più basso di una raccomandata tradizionale. Questo scarto tra costo reale del servizio e spesa addebitata al cittadino alimenta la sensazione che la PEC, da strumento di semplificazione, si stia trasformando in un ulteriore canale per “monetizzare” gli adempimenti formali. 

Una riflessione (amara) per professionisti e imprese - Per i professionisti che hanno gestito in prima linea la campagna PEC amministratori, la pioggia di verbali sancisce una sorta di sconfessione del lavoro svolto in condizioni oggettivamente difficili. Nonostante l’impegno nel sensibilizzare i clienti, nel rincorrere gli amministratori “irreperibili” e nel fronteggiare una normativa ballerina, il risultato finale è la penalizzazione proprio di chi ha comunque adempiuto, seppur con qualche settimana di ritardo. Di fronte a sanzioni irrogate in spregio agli stessi inviti alla prudenza provenienti da Unioncamere, è legittimo chiedersi dove finisca il principio di proporzionalità e dove inizi un’eccessiva rigidità formale, scollegata dal contesto.